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有一个微信公众号叫做“科技杂谈”,号称“中国通信行业第一自媒体”。

一般,我对这种自封为王的行为十分不解并不屑一顾,因为自称为哥的人往往不是哥。

但是,这个公众号有一个栏目是“周末荐书”,我觉得还不错。一般它推荐的书比较简短,实用,喜欢的话一个下午或者晚上即可看完。

上个周末,它推荐了一本《比特素养:信息过载时代的生产力》。这本书的纸质版一共192页,我花了不到一个晚上的时间就把它看完了。其中的一些内容我觉得很实用。下面是我在阅读过程中做的摘要。

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一、理论

1、

“比特素养”(Bit literacy)指的是在数字时代高效轻松地工作的能力与技巧。堆积如山的电子邮件、密布的待办事项列表、杂乱的电脑桌面、手持设备时刻的干扰、各种格式的待处理文件……在这个“信息过载”的时代,这些比特困扰愈发地凸显。《比特素养》正是一本为信息过载提供解决方案的必读之书。不论你的技术水平如何,都能在书中迅速找到提高效率的方法并立刻投入使用,让比特先飞一会儿。

2、

学会恰当地使用信息工具,是比特素养的另一组成部分。我们和比特的互动要靠信息工具来调节,使用它们的效率因此尤为关键。只要我们使用的工具越顺手,越早地在处理比特的问题上“完事”,就有越多的时间和精力来处理更为重要的事情,毕竟管理比特不是我们工作的全部。

二、实践

1、管理电子邮件

“电子邮件过载”的解决方案很简单:不要超出负载,每天至少清空收件箱一次。面对空空如也的收件箱,你才能专注于实际要做的工作。

2、管理待办事项

待办事项的生命周期包含四个阶段:创建、休眠、激活、完成

与比特素养兼容的待办事项列表包含的四个要件:

  • (1)每个待办事项必须同一个特定的日期相关联。
  • (2)用户可以通过电子邮件创建新的待办事项,不论事项的激活时间是当天还是未来的某天。
  • (3)待办事项在同一天内按主次顺序排序。
  • (4)每项待办事项都包含详细的描述和摘要,类似于电子邮件包含邮件主题和标题。

3、文件命名

恰当地命名非常重要:好的文件名让用户日后能够轻易找到文件,而且通过文件名,用户无须打开文件就能知道文件的内容,这就节省了时间。

以下是常见的几种文件命名的坏习惯:

  • (1)描述性很弱的文件名,比如“议程.doc”和“笔记.doc”。这种文件名可能描述许许多多不同的项目,可能适用于各种背景。如前文所述,当多个类似的文件具有类似的文件名,问题就非常严重了。
  • (2)在文件名中使用“最终”字眼,比如“报告最终版.doc”。一旦你把文件命名成“最终版”,那么进一步的修改几乎是不可避免的了。于是,更新的版本就变成了“报告最终修订版.doc”以及“报告最终修订可用版.doc”。日后要查到真正的“最终版”就十分困难了。
  • (3)在文件名中使用“新”字。即便眼前的这个文件比老版本要“新”,如果更新的版本出现了怎么办呢?总不能用“新新新报告.doc”之类的名称吧。
  • (4)将简历命名为“简历.doc”。作为一名雇主,我能够作证,求职者经常用这种方式为自己的简历命名。这样,在雇主看来,所有的简历文件都是一样的。我得先手动地将这些文件重命名,否则就根本无法处理它们。

正确的文件命名方法应当包含以下的内容,并且不同的内容应当用横杠分割:创建文件的人的姓名缩写、文件创建日期、主题或关键词。用户也还可以选择性地添加扩展名。这种命名方式的模板如下:

姓名缩写-日期-主题.扩展名

举个例子,我在9月25日完成了一部书稿并保存为文本文件,可用的文件名如下:

mh-0925-书稿.txt

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看完这本书,我开始实践书中介绍的这些方法,比如清空我的Gmail收件箱,重新审视我的todolist,尤其是我的电脑中的文件命名,作者提到的不好的习惯在我身上几乎都存在,改进的过程可能比我想象中的要难很多。

人们更愿意将个人的失败归咎于外因,而爆炸的信息和日新月异的技术则成为方便的借口。只有剥去这层“借口”的外衣,让信息和技术回归工具的身份,才能充分发挥它们的威力,为人所用。

(完)