闫志伟的网络日志 » 首页 » 关于 » 归档

看一下你的电子邮箱,里面有多少封等待处理的邮件?对很多人来说,处理电子邮件成为了他们工作中很重要的内容,有些人甚至会被那些邮件弄得整天都不安。

下面是谷歌执行董事长埃里克•施密特(Eric Schmidt)在《重新定义公司·谷歌是如何运营的》给出的处理电子邮件的几个原则。

1.迅速回复。

有人只要看到电子邮件就能及时回复,而有的人则不能。那些最顶尖且最忙碌的精英几乎都能及时回复电子邮件。积极的回应能让信息良性循环,这样,你的团队和同事在进行重要讨论和决策的时候就更有可能把你包括在内。除此之外,积极回应所有人的做法对你一直想要倡导的不分层级、任人唯贤的理念也有积极的作用。

2.在写电子邮件的时候,每个字都很重要,冗长的堆砌则是多余的。

在传达信息时,要干脆简洁。如果你是在说明一个问题,那就把问题说清楚。要做好这一点,不仅不省时,反而更费时。你要先拟一份草稿,然后通读一遍,把多余的词语剔除出去。当有人问及写作成功的秘诀时,已故小说家埃尔莫·伦纳德回答说:“读者可能跳过不读的内容,我就省略不写。”而多数电子邮件里则满是读者跳过不读也无关紧要的内容。

3.经常清理收件箱。

你有多少时间都在盯着收件箱,不知该回复哪一封邮件?你花在打开和重读已阅邮件上的时间又有多少?如果你在考虑应该先处理收件箱中的哪封邮件,或是在重读已经读过(却没有及时回复)的邮件,那你就是在虚掷光阴。

打开一封新邮件的时候,你有几种选择:你可以看几眼,认为没有读下去的必要;可以读完邮件,马上回复;可以读完一会儿再回复;也可以放一会儿再读(这种邮件虽然值得一读,但要么不太紧急,要么就太长,不适合马上看)。现在就从这几个选项里挑出一种,我们强烈推荐你从前两个选项里做选择。记住,尽可能一次处理完毕。如果你在读完邮件后知道怎么做,那就立马动手。否则,你就必须重读一次,完全是浪费时间。

如果你能切实做好这一点,那么你的收件箱里就只剩下棘手的待办事项、需要你进一步思考的问题(你可以为邮件添加上“待处理”的标签,或是在你的谷歌邮箱里为这些邮件打上星号),以及几封可以过会儿再做处理的待读邮件了。

为了保证你不只是把这些棘手的任务从收件箱转移到“待处理”文件夹里,你必须每天对“待处理”文件夹进行一次清理。这件事适合放在晚上做,你可以将清零待办事项作为目标,但只要文件夹里的事项不多于5件,都是合理的。否则,你事后就得面对冗长的清单,因纠结到底该从哪里下手而浪费时间。

4.先处理后收到的邮件。

有的时候,较早前的问题说不定已被别人解决。

5.不要忘了,你是台路由器。

如果收到一封含有有用信息的邮件,就该考虑一下这封邮件还有可能会帮到谁。一天之末,你可以在脑中把今天收到的邮件回顾一遍,问问自己:“有没有漏掉该转发的邮件?”

6.在你使用密件抄送功能时,问问自己为什么要这么做。

人们使用这个功能,通常都是为了隐瞒一些信息,而在公开透明的企业文化中,这种隐瞒的做法不仅会让你弄巧成拙,甚至有些搬弄是非的意味。如果你想隐瞒信息,那就公开抄送,否则就压根儿别把信寄给这些人。

我们认为,只有在你把某些人从邮件相关收件人名单里剔除出去的时候,密送功能才应该派上用场。当你选择“回复全部”的时候,如果邮件内容已经与某些人无关,那就把这些人移到“密送”名单里,然后再加备注说明。收件箱里少了一封无关紧要的邮件,大家一定会顿觉轻松不少。

7.不要拿邮件泄愤。

如果你需要发火,那就当面发。用电邮发火实在来得太容易了。

8.要方便跟踪进度。

如果你给别人寄了一封关于待办事项的邮件,且想跟踪任务完成的进度,那就把信抄送给自己,然后添加上“跟进”标签。这样会方便你查询和跟进那些未完成事项:你只需把原来的邮件加上“这件事做好了吗?”的新标题,然后重新发送就行了。

9.帮助未来的你更方便地搜索信息。

如果你收到了你认为将来可能派上用场的信息,那就把信息转发给自己,并附上几个总结信息内容的关键词。你可以自己想一想:我将来会用什么方式搜索这条信息呢?你以后搜索的时候,很可能就会用到你现在想到的搜索词条。

(完)